Gedurende het jaar komt de Stimuleringsraad meerdere keren bij elkaar. Samen met de organisatie bedenkt de Stimuleringsraad al vroeg in het jaar het thema voor de volgende Big Improvement Day. Gezamenlijke brainstormsessies over mogelijke sprekers en onderwerpen volgen daarna.  Natuurlijk wordt continu samen gekeken wat er nog beter kan aan het evenement. 

De Stimuleringsraad wordt gevormd door afgevaardigden van alle partnerorganisaties. Gedurende het jaar zijn zij inhoudelijk betrokken bij het evenement en zorgen zij dat de Big Improvement Day ook binnen de eigen organisatie leeft.